Du hast vielleicht schon von diesem Beruf gehört, aber was genau macht ein Personalsachbearbeiter eigentlich? Welche Aufgaben umfasst diese Position? Und wie sieht es mit der Ausbildung und dem Gehalt aus?
In diesem Blog-Beitrag werden wir dir alle wichtigen Informationen liefern, um dir einen umfassenden Einblick in diesen spannenden Karriereweg zu geben.
Was ist Personalsachbearbeiter?
Ein Personalsachbearbeiter ist eine wichtige Position in der Personalabteilung eines Unternehmens. Diese Fachkraft spielt eine zentrale Rolle bei der Verwaltung und Organisation verschiedener personalbezogener Aufgaben und Projekte. Als Personalsachbearbeiter ist man verantwortlich für die Bearbeitung und Verwaltung von Personalakten, die Erfassung von Mitarbeiterdaten, die Erstellung von Arbeitsverträgen und die Durchführung von Gehaltsabrechnungen.
In enger Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern der Personalabteilung unterstützt der Personalsachbearbeiter bei der Durchführung von Personalprojekte wie der Mitarbeiterrekrutierung und -auswahl, der Personalentwicklung sowie der Personalbetreuung.
Welche Aufgaben hat der Personalsachbearbeiter?
Im nächsten Abschnitt werden wir genauer untersuchen, welche spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit dieser Rolle verbunden sind.
1.) Pflege von Personalakten
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiterdaten ordnungsgemäß erfasst, aktualisiert und sicher aufbewahrt werden.
Als Personalsachbearbeiter bist du dafür verantwortlich, die Personalakten der Mitarbeiter zu führen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt und vollständig erfasst sind.
Dies umfasst persönliche Daten, Vertragsinformationen, Gehalts- und Sozialversicherungsdaten, Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Weiterbildungsnachweise.
Durch die präzise Pflege der Personalakten gewährleistest du, dass wichtige Informationen jederzeit schnell und einfach zugänglich sind und für verschiedene personalbezogene Tätigkeiten verwendet werden können, wie beispielsweise bei der Durchführung von Gehaltsabrechnungen, bei der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen oder bei der Beurteilung der Mitarbeiterleistung.
2) Erstellen von Bescheinigungen
Bescheinigungen können für verschiedene Zwecke benötigt werden, sei es für die Bestätigung von Beschäftigungsverhältnissen, die Ausstellung von Arbeitszeugnissen oder die Bereitstellung von Nachweisen über Arbeitszeiten oder Sonderurlaube.
Als Personalsachbearbeiter bist du mit den notwendigen Informationen vertraut und verfügst über das Fachwissen, um Bescheinigungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien zu erstellen.
Du sorgst dafür, dass die Bescheinigungen präzise, korrekt und rechtzeitig ausgestellt werden, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter und des Unternehmens gerecht zu werden.
Mit deinem Verständnis für die rechtlichen Anforderungen und den spezifischen Anforderungen in Bezug auf Bescheinigungen im Personalbereich trägst du dazu bei, dass die Mitarbeiter über die erforderlichen Nachweise verfügen und das Unternehmen den geltenden Vorschriften entspricht.
3) Lohn- und Gehaltsabrechnung
Dieser Bereich umfasst die Berechnung, Überprüfung und Auszahlung der Löhne und Gehälter der Mitarbeiter. Als Personalsachbearbeiter bist du dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Abrechnungen korrekt und pünktlich erfolgen.
Du überprüfst die Arbeitszeiten, berücksichtigst eventuelle Überstunden oder Zulagen und kümmerst dich um die Abzüge für Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und andere Abgaben.
Dabei arbeitest du eng mit der Buchhaltung und anderen relevanten Abteilungen zusammen, um die reibungslose Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen sicherzustellen. Ein genaues Verständnis der gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften ist dabei unerlässlich, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.
4) Organisation des administrativen Bereichs des Bewerbermanagements
Als Personalsachbearbeiter bist du verantwortlich für die effiziente Abwicklung des Bewerbungsprozesses und die Verwaltung der damit verbundenen administrativen Aufgaben.
Du sorgst dafür, dass Bewerbungen sorgfältig gesichtet, bearbeitet und archiviert werden. Dabei koordinierst du Termine für Vorstellungsgespräche, bereitest Unterlagen vor und stehst in engem Kontakt mit den Bewerbern.
Die Organisation des administrativen Bereichs beinhaltet auch die Pflege von Bewerberdatenbanken und die regelmäßige Aktualisierung von Informationen. Durch eine effektive Organisation des Bewerbermanagements hilfst du dem Unternehmen, qualifizierte Bewerber zu identifizieren und einzustellen, um die offenen Stellen mit den richtigen Talenten zu besetzen.
5) Beantwortung interner und externer Anfragen
Deine Aufgabe besteht darin, Anfragen zu beantworten, Informationen bereitzustellen und bei Bedarf Unterstützung anzubieten.
Intern beantwortest du Fragen zu Themen wie Urlaub, Krankheitszeiten, Arbeitsverträgen oder Weiterbildungsmöglichkeiten. Extern bist du möglicherweise in Kontakt mit Behörden, Versicherungen oder anderen Institutionen, um Informationen auszutauschen oder Anfragen zu klären.
6) Mitwirken an aktuellen Personalprojekten
Von der Entwicklung neuer Rekrutierungsstrategien bis zur Einführung von Mitarbeiterbindungsinstrumenten – du arbeitest eng mit dem Team zusammen, um Projekte zu planen und erfolgreich abzuschließen.
Wie gestaltet sich die Ausbildung oder Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter?
Die Aus- oder Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter bietet verschiedene Möglichkeiten, um die erforderliche Qualifikation des Jobs zu erlangen. Es gibt Ausbildungen in Vollzeit oder Teilzeit, die in der Regel 4 bis 6 Monate bzw. 10 bis 15 Monate dauern. Eine Alternative dazu ist ein Fernstudium oder Fernlehrgang, der in der Regel mindestens 12 Monate beansprucht.
Bei der Auswahl einer Weiterbildung oder Umschulung gibt es unterschiedliche Bildungsträger und Anbieter, die das notwendige Know-how vermitteln. Häufig schließen diese Kurse mit einem IHK-Zertifikat ab, wobei die Anforderungen und Inhalte je nach Angebot variieren können. Berufserfahrung ist in den meisten Fällen eine Voraussetzung für die Teilnahme, und oft wird auch ein Abschluss in einem verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Bereich verlangt.
Während der Weiterbildung oder Umschulung erhalten Teilnehmer normalerweise keine Vergütung. Es besteht jedoch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten, um ein stabiles Einkommen zu erzielen. Es fallen auch Kosten für Anmelde- und Prüfungsgebühren sowie für Lehrgänge und Unterrichtsmaterialien an, die in der Regel privat finanziert werden müssen. Es ist ratsam, eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber zu treffen, der möglicherweise einen Teil der Kosten übernimmt und diese beispielsweise mit dem Lohn verrechnet.
Was verdient man als Personalsachbearbeiter?
Als Personalsachbearbeiter variiert das Gehalt in einem weiten Spektrum. Das Einstiegsgehalt liegt in der Regel bei rund 2.000 Euro brutto im Monat, während erfahrene Sachbearbeiter in großen Unternehmen ein Bruttogehalt von bis zu 4.500 Euro erreichen können. Dabei spielt die Berufserfahrung und der Verantwortungsbereich eine wichtige Rolle.
Die Größe des Unternehmens kann ebenfalls Auswirkungen auf das Gehalt haben. In der Regel bieten große und namhafte Unternehmen höhere Gehälter.
Im Durchschnitt liegt das Jahresgehalt eines Personalsachbearbeiters bei etwa 35.000 Euro brutto. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es starke regionale Unterschiede geben kann. Im Süden Deutschlands sind die Gehälter in der Regel höher, und erfahrene Personalsachbearbeiter können hier etwa 40.000 Euro brutto pro Jahr verdienen.
Fazit
Der Beruf des Personalsachbearbeiters ist weitaus mehr als nur ein Job. Es ist eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe, die das Potenzial hat, das Arbeitsumfeld und die Karriereaussichten entscheidend zu beeinflussen.
Durch eine entsprechende Ausbildung oder Weiterbildung kannst du das notwendige Fachwissen erwerben und dich zu einem Experten im Personalwesen entwickeln. Und nicht zu vergessen: Das Gehalt kann sich mit zunehmender Erfahrung und Verantwortung verbessern.
