Selbst in der komplexen Welt der Mitarbeiterauswahl bleiben einige Grundsatzfragen unverändert. Wie finde ich die passenden Bewerber?
Welche Fragen enthüllen das wahre Potenzial eines Mitarbeiters? In unserem neuesten Beitrag erkunden wir, wie Personalfragebögen die Antworten liefern können.
Entdecke, wie gezielte Fragen den Schlüssel zur Identifizierung der besten Mitarbeiter darstellen und wie diese bewährte Methode den Auswahlprozess auf eine neue Ebene hebt.
Was ist Personalfragebogen?
Ein Personalfragebogen ist ein strukturierter Fragebogen, der spezifische Angaben von Bewerbern oder Mitarbeitern sammelt.
Er erfasst wichtige Daten und ermöglicht es Unternehmen, tiefergehende Einblicke in die Qualifikationen, Erfahrungen und Persönlichkeiten der Beteiligten zu gewinnen.
Welchen Zweck erfüllt ein Personalfragebogen?
Der Personalfragebogen zielt darauf ab, gezielte Informationen über die betreffende Person im Kontext ihrer angestrebten Position zu sammeln. Er enthält nicht nur persönliche Angaben, sondern auch Details zu beruflichen Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnissen.
- Effiziente Datensammlung: Durch die gezielten Fragen im Personalfragebogen wird die Datenerhebung erleichtert, was sowohl dem Bewerber (Arbeitnehmer) als auch der Personalabteilung Zeit und Aufwand erspart.
- Vergleichbare Beurteilung: Die standardisierten Fragebögen ermöglichen eine objektive und vergleichbare Bewertung der Bewerber, was eine faire Auswahl unterstützt.
- Mindestanforderungen abgleichen: Die Fragen im Personalfragebogen helfen den Recruitern dabei, zu überprüfen, ob die Bewerber die vorab festgelegten Mindestanforderungen erfüllen.
Somit dient der Personalfragebogen dazu, den Auswahlprozess effizienter zu gestalten, eine faire Beurteilung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass die Bewerber den Anforderungen der Stelle entsprechen.
Welche Angaben gehören in den Personalfragebogen?
Personalfragebögen dienen dazu, relevante Informationen von Bewerbern und Mitarbeitern zu sammeln, wobei ein angemessenes Gleichgewicht zwischen dem berechtigten Interesse des Arbeitgebers und dem Schutz der Personaldaten gewahrt werden muss. Im Folgenden werden zulässige und unzulässige Angaben aufgeführt:
- Stellenbezug: Zu Beginn des Fragebogens werden Informationen wie die angestrebte Position, das Eintrittsdatum und die Art der Beschäftigung erfragt.
- Persönliche Angaben: Hierzu zählen grundlegende Informationen wie Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum und Familienstand.
- Bildungsweg und berufliche Ausbildung: Hier kann der Bewerber Angaben zu seinem Bildungshintergrund und seinen beruflichen Qualifikationen machen, was dem berechtigten Interesse des Arbeitgebers an einer passgenauen Auswahl entspricht.
- Steuer- und Sozialversicherungsangaben: Informationen wie die Sozialversicherungsnummer und die Steuer-ID sind relevant, um den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen gerecht zu werden.
- Wettbewerbsverbot: Die Frage nach einem bestehenden Wettbewerbsverbot ist im Hinblick auf die Sicherung der betrieblichen Interessen erlaubt.
- Vermögensverhältnisse: Die Erhebung von Angaben zu den Vermögensverhältnissen kann im Fall von Vertrauenspositionen im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen.
- Vermögenswirksame Leistungen: Diese Frage kann Rückschlüsse auf die finanziellen Zusatzvereinbarungen geben und somit das berechtigte Interesse des Arbeitgebers an den Arbeitsbedingungen unterstützen.
- Zusatzangaben: Je nach Position können spezifische Fragen gestellt werden, die auf das berechtigte Interesse des Arbeitgebers an den erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten des Bewerbers abzielen.
Zusätzlich können auch Bescheinigungen angefordert werden, die im Zusammenhang mit den genannten Punkten stehen, um das berechtigte Interesse des Arbeitgebers an korrekten und umfassenden Informationen zu unterstützen.
Suchst du dringend Mitarbeiter? Schnell und jetzt?
Schnell die besten Talente für dich gefunden.
Welche Fragen sind in einem Personalfragebogen zulässig?
Im Grunde genommen sind alle Fragen zulässig, solange sie im Interesse des Arbeitgebers liegen und im Kontext der jeweiligen Tätigkeit stehen. Diese Regelung ist praxisabhängig und berücksichtigt den Zeitpunkt der Datenerhebung sowie die Art der Arbeit.
Beispielsweise können Arbeitgeber:innen Bewerber:innen nicht nach ihrer Religionszugehörigkeit fragen, es sei denn, die Tätigkeit hat einen direkten Bezug dazu, während solche Fragen bei bereits angestellten Arbeitnehmern erlaubt sind.
Folgende Angaben können im Personalfragebogen/Einstellungsfragebogen erfragt werden:
- Persönliche Angaben (Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand)
- Bildung und Berufsweg (Schulabschluss, Ausbildung/Studium, Weiterbildungen, Arbeitszeugnisse)
- Führerschein (wenn relevant für die Tätigkeit)
- Wettbewerbsverbot bei vorherigen Arbeitgebern
- Gesundheitszustand (besonders relevant im Gesundheitswesen aufgrund von Ansteckungsgefahr)
- Vermögensverhältnisse (bei Vertrauensstellungen, z. B. Umgang mit Firmengeldern)
- Vorstrafen (nur mit direktem Bezug zur Tätigkeit und sofern nicht gestrichen)
- Angaben für die Lohnbuchhaltung bei Einstellung (Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Freibeträge, Krankenkasse, Religionszugehörigkeit)
- Schwerbehinderung (nach Einstellung)
Die Fragen sollten stets das berechtigte Interesse des Arbeitgebers widerspiegeln und im Kontext der spezifischen Tätigkeit stehen.
Welche Fragen zur Erfassung sind unzulässig?
Bei unzulässigen Fragen im Kontext eines Personalfragebogens spielen rechtliche Aspekte eine zentrale Rolle. Der Zeitpunkt der Fragestellung ist dabei relevant. Während des Einstellungsverfahrens sind bestimmte Fragen unzulässig, während sie nach Vertragsunterzeichnung möglicherweise erlaubt sind.
- Fragen über Beeinträchtigungen: Fragen nach Behinderungen sind problematisch und müssen mit Rücksicht auf das AGG vorsichtig formuliert werden.
- Fragen über Gesundheit und Krankheiten: Die Gesundheit der Bewerber ist meist tabu, außer bei ansteckenden Krankheiten.
- Fragen zur Schwangerschaft: Schwangerschaftsfragen sind sowohl im Interview als auch im Fragebogen unzulässig.
- Vermögensverhältnisse: Unzulässig, außer bei spezifischen Fällen.
- Vorstrafen: Privatsphäre der Kandidaten, außer bei relevantem Bezug zur Stelle.
- Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit: Unzulässig, außer in Tendenzbetrieben.
Unzulässige Fragen sind meist unspezifisch, nicht arbeitsplatzbezogen oder haben diskriminierende Absichten. Die Einhaltung dieser Richtlinien ist entscheidend, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.
Welche Datenschutzregeln müssen im Personalfragebogen beachtet werden?
Seit 2018 gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten, auch im Bereich des Mitarbeitermanagement und der Lohn-Abrechnung. Einige wichtige Regeln:
- Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung: Daten müssen transparent und mit schriftlicher Einwilligung erhoben werden, mit Datumsangabe der Unterschrift.
- Zweckgebundenheit der Daten: Nur daten, die für Anstellung, Durchführung oder Beendigung notwendig sind, dürfen genutzt werden.
- Richtigkeit: Daten müssen aktuell und sachlich korrekt sein. Fehlerhafte/ Inkorrekte Daten müssen korrigiert oder gelöscht/ entfernt werden.
- Datensparsamkeit und Speicherbegrenzung: Daten dürfen nicht ohne Zweck oder auf Vorrat gespeichert werden, Identifizierung nur während des Arbeitsverhältnisses.
- Vertraulichkeit: Sicherheit der Daten ist gewährleistet, auch in der Datenverarbeitung und Kommunikation.
Fazit
Abschließend lässt sich festhalten, dass Personalfragebögen eine bedeutende Rolle im Mitarbeitermanagement spielen, doch ihre Ausgestaltung erfordert sensibles Vorgehen.
Die Beachtung der Datenschutzregeln gemäß der EU-DSGVO ist unverzichtbar. Bei der Formulierung der Fragen ist das berechtigte Interesse des Arbeitgebers zu berücksichtigen, während gleichzeitig die Privatsphäre der Arbeitnehmer respektiert wird.
Die richtigen Fragen im Personalfragebogen ermöglichen eine gezielte Datenerhebung, die den Auswahlprozess optimiert und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Einstellung schafft.
Um welche Stelle geht es?
- Stellenanalyse
- Marktpositionseinschätzung
- Gehaltsvorstellungsbeurteilung
- Kostenlos, schnell und unverbindlich
