Selbst in den komplexesten Geschäftsumgebungen ist die richtige Personalbedarfsplanung unerlässlich.
Bei dieser essenziellen Aufgabe geht es darum, sicherzustellen, dass ein Unternehmen über die richtige Anzahl von Mitarbeitern mit den passenden Fähigkeiten verfügt, um seine Ziele zu erreichen.
In unserem Blogbeitrag werden wir die Definition, Methoden und Berechnungen der Personalbedarfsplanung beleuchten.
Was ist Personalbedarfsplanung?
Die Personalbedarfsplanung ist in der HR-Abteilung von zentraler Bedeutung. Sie umfasst die präzise Vorausplanung der benötigten Mitarbeiterressourcen.
Konkret geht es darum festzulegen, wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten, wann und wo im Unternehmen gebraucht werden.
Dieser Prozess zielt darauf ab, Engpässe im Personalbestand zu vermeiden und gleichzeitig eine effiziente Ressourcennutzung zu gewährleisten.
Er jongliert geschickt zwischen den Unternehmensumsatzzielen und den Anforderungen an den Personaleinsatz, um eine wirtschaftliche Balance zu schaffen.
Die Personalbedarfsplanung ist zweigeteilt:
- Quantitative Personalbedarfsplanung: Diese beschäftigt sich mit der Festlegung der erforderlichen Mitarbeiteranzahl.
- Qualitative Personalbedarfsplanung: Hierbei geht es um die Bestimmung der notwendigen Qualifikationen der Mitarbeiter.
Insgesamt ist die Personalbedarfsplanung ein unverzichtbares Werkzeug für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung und -führung. Sie legt den Grundstein für eine zielgerichtete Ressourcenverwaltung.
Quantitative Personalbedarfsplanung
Die quantitative Personalbedarfsplanung ist ein zentrales Element der Personalplanung in Unternehmen. Sie zielt darauf ab, den genauen Bedarf an Arbeitskräften zu ermitteln, um Unternehmensziele zu erreichen.
Dabei werden sowohl aktuelle als auch zukünftige Aufgaben analysiert. Die Vorgehensweise gliedert sich in folgende Schritte:
- Berechnung des Brutto-Personalbedarfs (gesamte benötigte Mitarbeiter)
- Ermittlung des aktuellen Personalbestands
- Ableitung des Netto-Personalbedarfs (neu einzustellende Mitarbeiter)
Das Ergebnis zeigt, ob Personal fehlt oder überschüssig ist. Je nach Ergebnis können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden:
Bei Personalmangel:
- Neue Mitarbeiter einstellen
- Teilzeitkräfte einbinden
- Interne Versetzungen vornehmen
- Teameffizienz steigern
- Automatisierung von Arbeitsabläufen
Bei Personalextravaganz:
- Mitarbeiter entlassen
- Versetzungen durchführen
- Aufgaben umverteilen
- Alternative Arbeitszeitmodelle einführen (Teilzeit, Kurzarbeit, Sabbatical usw.)
Die quantitative Personalbedarfsplanung stellt sicher, dass das Unternehmen über die richtige Anzahl an Mitarbeitern verfügt, um effektiv und wirtschaftlich zu arbeiten.
Qualitative Personalbedarfsplanung
Die qualitative Personalbedarfsplanung konzentriert sich auf die Qualifikationen der Mitarbeiter des Unternehmens.
Im Gegensatz zur quantitativen Planung geht es hierbei um die Fähigkeiten der aktuellen Belegschaft und potenzieller neuer Mitarbeiter.
Diese Art der Planung ermöglicht die Erstellung von Qualifikationsprofilen, die bei der Einsatzplanung und der Identifizierung von Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen helfen.
Bei der qualitativen Personalbedarfsplanung stellen sich Unternehmen folgende Fragen:
- Welche zukünftigen Leistungen werden von den bestehenden Mitarbeitern erwartet?
- Welche Anforderungen ergeben sich aus diesen Leistungen?
- Welche Qualifikationen und Kompetenzen sind von Fach- und Führungskräften erforderlich?
Zusätzlich können folgende Fragen bei der qualitativen Planung unterstützen:
- Welche Qualifikationen werden in Zukunft nicht mehr benötigt?
- Welche Aufgaben könnten an externe Dienstleister ausgelagert werden?
- Ist die Einbindung externer Experten erforderlich?
- Welche Entwicklungsmaßnahmen sind für die aktuelle Mitarbeiterbasis notwendig?
- Wie viele Mitarbeiter des Unternehmens verfügen über die gleichen Qualifikationen?
Die qualitative Personalbedarfsplanung trägt dazu bei, dass das Unternehmen die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort hat und somit langfristig wettbewerbsfähig bleibt.
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Personalbedarfsermittlung - Schritt-für-Schritt Anleitung
Die Kombination der quantitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung ist der Schlüssel.
Insgesamt umfasst die Planung acht Schritte, die sicherstellen, dass das Unternehmen über die richtigen Mitarbeiter mit den passenden Fähigkeiten verfügt.
Altersstruktur
Ein Blick auf die Altersstruktur Ihrer Arbeitskräfte ist entscheidend.
Dies ermöglicht nicht nur die Erkenntnis über bevorstehende altersbedingte Abgänge, sondern auch die Identifizierung von unterrepräsentierten Altersklassen im Unternehmen.
Planungshorizont
Der Planungshorizont bezieht sich auf den Zeitraum, für den Personalbedarf ermittelt wird. Hierbei unterscheiden wir zwischen kurzfristiger (1 Jahr), mittelfristiger (bis zu 3 Jahre) und langfristiger Planung (über 3 Jahre).
Kürzere Horizonte ermöglichen präzisere Planungen, während längere Zeiträume Raum für Flexibilität bieten und zukünftigen Veränderungen Rechnung tragen.
Unternehmensstrategie und Aufgabenfelder
Unternehmensstrategie und Aufgabenfelder: Bevor die benötigte Mitarbeiteranzahl festgelegt werden kann, ist es entscheidend, die Unternehmensziele zu klären. Hierbei dienen folgende Fragen als Orientierung:
- Was und in welchem Umfang wird produziert?
- Welche Merkmale zeichnen das Produkt oder die Dienstleistung aus?
Aufgabenpakete nach Qualifikationen
Aus den zuvor definierten Unternehmenszielen und Aufgabenfeldern ergeben sich konkret benötigte Aufgaben.
In enger Abstimmung mit den jeweiligen Abteilungen des Personals ist es wichtig, die erforderlichen Qualifikationen, Fachkräfte und Schulungen zu identifizieren.
Es ist von essenzieller Bedeutung, dass Kernkompetenzen nicht an Einzelpersonen gebunden sind, um das Risiko von Abhängigkeiten zu minimieren.
Der Reservebedarf trägt dazu bei, potenzielle Ausfälle aufgrund von Krankheit oder Urlaub abzufangen. Dadurch wird die Kontinuität der Arbeitsabläufe sichergestellt.
Bruttopersonalbedarf
Der Brutto-Personalbedarf umfasst die genaue Festlegung der benötigten Arbeitsleistung mit spezifischen Qualifikationen in verschiedenen Unternehmensbereichen.
Zur systematischen Erfassung bietet sich die Verwendung von Planungstools an.
Schätzverfahren, die auf Erfahrungswerten basieren, sowie Kennzahlenanalysen wie Arbeitsproduktivität oder Pro-Kopf-Umsatz sind geeignete Methoden.
Der Bruttopersonalbedarf setzt sich aus dem Einsatzbedarf und dem Reservebedarf zusammen.
Personalab- und -zugänge
Ein zentraler Aspekt der Personalbedarfsplanung ist die Verfolgung der Ein- und Austritte von Mitarbeiter:innen im Unternehmen.
Hierbei ist es entscheidend, die Aufgaben der abgehenden und zukünftigen Mitarbeitenden zu erfassen. Dies ermöglicht eine präzise Verfügbarkeit der Ressourcen.
Nettopersonalbedarf
Nettopersonalbedarf: Um den Nettopersonalbedarf zu ermitteln, fassen Sie Ihre bisherigen Erkenntnisse zusammen:
Nettobedarf = Bruttobedarf – Personalbestand – Neueinstellungen + Abgänge
Maßnahmen
Im finalen Schritt werden deine Planungsergebnisse in konkrete Maßnahmen umgewandelt. Du kennst nun:
- Anzahl der zu entlassenden Mitarbeiter:innen
- Anzahl der einzustellenden Mitarbeiter:innen
- Umschulungsbedarf
- Qualifikationen für neue Mitarbeiter:innen
Die Personalbedarfsplanung bildet die Basis für zahlreiche Personalabteilungsaufgaben. Rekrutierung, Weiterbildung und Personalpolitik basieren auf diesen Erkenntnissen.
Zeigt die Fluktuationsanalyse beispielsweise vermehrte Abgänge hochqualifizierter Kräfte, sollten attraktive Anreize geschaffen werden, um diese Fachkräfte langfristig im Unternehmen zu halten.
Fazit
Abschließend lässt sich festhalten, dass die Personalbedarfsplanung eine entscheidende Rolle für ein erfolgreiches Personalmanagement spielt.
Die Kombination aus quantitativer und qualitativer Analyse ermöglicht die präzise Bestimmung der benötigten Mitarbeiter:innen und ihrer Qualifikationen. Die Planung berücksichtigt die Unternehmensziele, Aufgabenfelder und die Altersstruktur der Belegschaft.
Sie bildet die Basis für die strategische Ausrichtung, Rekrutierung, Weiterbildung und die Anpassung der Personalpolitik.
