HR Benchmarking ist eine Methode, bei der wir die Leistungskennzahlen unseres Unternehmens mit denen anderer Marktteilnehmer vergleichen. Dieser Vergleich erstreckt sich nicht nur auf externe Unternehmen, sondern kann auch intern zwischen verschiedenen Abteilungen durchgeführt werden.
Unser Ziel als Führungskräfte und Manager besteht darin, potenzielle Problembereiche zu identifizieren und darauf aufbauend geeignete Verbesserungsmaßnahmen oder bewährte Praktiken zu finden. Besonders im Bereich der Human Resources ist das Benchmarking ein bewährtes Mittel, um faktenbasierte Optimierungen vorzunehmen.
In diesem Beitrag erläutern wir den Prozess des HR-Benchmarkings und zeigen dabei die Vorteile und Ziele dieser Methodik auf.
Was ist HR Benchmarking?
HR Benchmarking ist eine Management-Praxis, die sich auf die Anwendung von Benchmarks, oder “Maßstäben”, konzentriert. Diese Maßstäbe dienen dazu, Unternehmen oder ähnliche Tätigkeiten miteinander zu vergleichen.
Unser Ziel dabei ist es, Unterschiede und Leistungslücken zu identifizieren, um daraus Verbesserungsmöglichkeiten oder bewährte Praktiken abzuleiten, insbesondere im Kontext von Personalplanung und Leistung.
In diesem Prozess werden verschiedene Leistungskennzahlen verglichen, und es können sowohl externe als auch interne Benchmarkpartner ausgewählt werden.
Beim Prozess-Benchmarking beispielsweise analysieren wir die Abläufe unseres Unternehmens im Vergleich zu konkurrierenden Unternehmen, um Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten.
Die Analyse umfasst die Untersuchung der Prozesse und Kennzahlen von Konkurrenzunternehmen oder Partnern, was es uns ermöglicht, unternehmens- und organisationsübergreifend voneinander zu lernen und den Erfolg unserer Firma zu steigern.
Zusätzlich können wir interne Benchmarks setzen, indem wir ähnliche Tätigkeiten innerhalb unseres Unternehmens vergleichen, um bewährte Praktiken zu identifizieren und auf andere Bereiche zu übertragen.
Die Bedeutung von Internem und Externem Benchmarking für Unternehmen
Internes und externes Benchmarking sind entscheidende Instrumente für Unternehmen, um ihre Leistung zu bewerten und zu verbessern. Hier ist, warum sie so bedeutsam sind:
- Wettbewerbs-Benchmarking (Externes Benchmarking): Ermöglicht einen direkten Vergleich mit der Konkurrenz, besonders relevant im Employer Branding und bei der Festlegung von Leistungszielen für Brancheneinführungen.
- Strategisches oder Funktionales Benchmarking (Externes Benchmarking): Vergleicht ähnliche Funktionen mit branchenfremden Partnern, wie z.B. die HR-Funktion, um Optimierungsmaßnahmen abzuleiten.
- Generisches Benchmarking (Externes Benchmarking): Überschreitet Branchen- und Funktionsgrenzen, um einen globalen Blickwinkel zu bieten, was oft die Neugestaltung von Abteilungen oder internen Prozessen zur Folge hat.
- Internes Benchmarking: Wird eingesetzt, wenn eine bewährte Praxis bereits intern vorhanden ist und abteilungsübergreifend geteilt werden soll. Bietet den Vorteil, die Unternehmenskultur und die spezifische Wirkung von Maßnahmen zu berücksichtigen.
Unterm Strich können Unternehmen aus internem Benchmarking einen individuellen Mehrwert ziehen, während externe Maßstäbe als Orientierung dienen. Während externe Benchmarks sich oft an der Vergangenheit orientieren, ermöglicht internes Benchmarking eine flexiblere Anpassung an Innovationen für die Zukunft.
Vorteile des HR-Benchmarking
Das HR-Benchmarking bietet vielfältige Vorteile, die dazu beitragen, die Leistung und Effektivität der Personalabteilung zu steigern:
- Selbstreflexion und Analyse: Fördert die kritische Auseinandersetzung mit bestehenden Praktiken, deckt unbekannte Stärken und Schwächen auf und verhindert Unternehmensblindheit.
- Positionseinschätzung: Erlaubt eine präzise Bewertung der eigenen Position in der Branche und im Vergleich zur Konkurrenz, einschließlich realistischer Einschätzungen der HR-Praktiken.
- Lückenidentifikation: Durch genaue Datenerhebung und Analysen können nicht nur Leistungslücken in der Personalabteilung, sondern auch dahinter stehende Abläufe erkannt werden, was eine gezielte Intervention ermöglicht.
- Herausforderungen und Chancen: Abgeleitete Benchmarks bieten realistische Herausforderungen und Chancen zur kontinuierlichen Verbesserung.
- Weiterbildung und Motivation: Bildet einen Ausgangspunkt für die Weiterbildung und Motivation von HR-Mitarbeitern, indem sie proaktiv in den Benchmarking-Prozess eingebunden werden, was den Widerstand gegenüber Veränderungen reduziert und die Mitarbeitermoral steigert.
- Kulturveränderung: Der Abgleich mit Best-Practice-Unternehmen kann zur Veränderung der Unternehmenskultur beitragen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess anstoßen.
- Effiziente Implementierung: Durch die Umsetzung bewährter Lösungen aus anderen Unternehmen können Veränderungen schneller und effizienter realisiert werden.
- Wettbewerbsfokus: Schärft das Bewusstsein für die Wettbewerbsfähigkeit der HR-Abteilung, indem es die Analyse eigener Daten und den externen Vergleich fördert und eine gesunde Unruhe für höhere Objektivität und Motivation erzeugt.
Die Grundlagen für Erfolg im Benchmarking-Prozess
Erfolgreiches Benchmarking erfordert bestimmte Voraussetzungen, die die Basis für einen gelungenen Prozess bilden:
- Know-how über interne Geschäftsprozesse: Die HR muss die Stärken und Schwächen ihrer Abläufe genau kennen.
- Vergleichbare Kennzahlen: Definition von Kennzahlen oder Prozessen, die einen direkten Vergleich ermöglichen.
- Kenntnisse über Best-Practice-Unternehmen: Sowohl interne Best Practices als auch Abläufe und Kennzahlen der Konkurrenz müssen bekannt sein.
- Bereitschaft zum Lernen von Branchenführern und Konkurrenzunternehmen: Der Wille, von anderen zu lernen und Nutzen aus generiertem Wissen zu ziehen, ist entscheidend.
- Stetige Weiterentwicklung nach dem Benchmarking: Nach Abschluss des Benchmarking-Prozesses sollte eine kontinuierliche Verbesserung der internen Lösungen angestrebt werden.
- Offenheit für Verbesserungen: Das Eingeständnis, dass andere Unternehmen bestimmte Prozesse besser durchführen, erfordert die Bereitschaft, die eigenen Arbeitsweisen zu hinterfragen und offen für neue Lösungen zu sein.
Der Ablauf des HR-Benchmarking-Prozesses
Der HR-Benchmarking-Prozess durchläuft mehrere entscheidende Schritte, um erfolgreich implementiert zu werden:
- Definition von Benchmarks und Zielen:
- Identifikation von Problemfeldern und Verbesserungspotenzialen, z.B. im Recruiting oder Employer Branding.
- Festlegung quantitativer oder qualitativer Ziele.
- Festlegung der gewünschten Ergebnisse:
- Vorabdefinition der erwünschten Resultate und Ziele des Benchmarking-Projekts.
- Datensammlung über interne HR-Prozesse:
- Erfassung von unternehmensinternen Informationen durch Tester und Mitarbeiterbefragungen.
- Analyse der gesammelten Daten zur Identifikation von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen.
- Auswahl passender Benchmarking-Partner:
- Präzise Auswahl von Partnern, die dem eigenen Unternehmen ähnlich sind, um aussagekräftige Vergleiche zu ermöglichen.
- Festlegung von Messverfahren und Kennzahlen:
- Auswahl von vergleichbaren Kennzahlen (KPI) wie Kosten pro Neueinstellung, HR-Kosten pro Mitarbeiter, Time to Hire, etc.
- Durchführung des Vergleichs mit Benchmarks:
- Erhebung und Vergleich der eigenen Leistung mit den Benchmark-Daten unter Einhaltung rechtlicher Richtlinien.
- Interpretation der Ergebnisse:
- Korrekte Interpretation und Einordnung der gesammelten Daten.
- Auswahl von Optimierungsmaßnahmen:
- Basierend auf den Ergebnissen Auswahl passender Maßnahmen zur Leistungsoptimierung.
- Kontinuierliche Messung und Anpassung:
- Fortlaufende Überprüfung der Wirksamkeit der gewählten Maßnahmen durch mehrere Messzeitpunkte.
Der HR-Benchmarking-Prozess ist somit nicht nur ein einmaliger Vergleich, sondern ein kontinuierlicher Ansatz zur Steigerung der HR-Effizienz.
