Unsere elektronisch geführte Personalakte ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Management. Erfahre, warum sie nicht nur Papierchaos beseitigt, sondern auch den Zugriff erleichtert und sogar mit der Buchhaltung harmoniert.
Was ist Personalakte?
Die Personalakte ist die zentrale Sammlung aller relevanten Informationen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Hier finden sich Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, sowie Daten zu Fortbildungen und persönlichen Angaben wie Adresse und Bankverbindung. Auch Feedbackgespräche und Zielvereinbarungen können Teil der Akte sein.
Wichtig zu betonen ist, dass sensible Informationen wie der gesundheitliche Zustand des Mitarbeiters nicht in der Personalakte enthalten sein dürfen. Der Datenschutz ist hier von höchster Bedeutung, und der Mitarbeiter hat das Recht, auf Anfrage Einsicht in seine Akte zu erhalten.
Das Gesetz erlaubt nur die Führung einer Personalakte pro Mitarbeiter. Sollte aufgrund betrieblicher Gegebenheiten eine zweite Akte erforderlich sein, muss der Mitarbeiter darüber informiert werden. Dies gewährleistet sein Recht auf Einsicht und gegebenenfalls das Recht auf Entfernung von Daten.
Die Sicherheit der Personalakte und ihrer Inhalte steht im Fokus der Fürsorgepflicht des Unternehmers. Der Zugriff ist streng kontrolliert, was bei Papierakten oft eine Herausforderung ist. Digitale Personalakten bieten hier einen höheren Schutz durch striktes Rechtemanagement seitens des Administrators.
Details zum Inhalt der Personalakte
Die Personalakte ist ein umfassendes Archiv, das alle relevanten Unterlagen für das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters enthält. Hier sind einige Schlüsselinformationen:
- Personalbezogene Unterlagen:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
- Leistungsbeurteilungen und Zeugnisse
- Erforderliche amtliche Führungszeugnisse
- Medizinische Beurteilung durch den Betriebsarzt
Beachte: Betriebsärztliche Untersuchungsergebnisse dürfen nicht hinterlegt werden, sondern unterliegen der Schweigepflicht gemäß §8 Abs. 1 ASiG.
- Vertragsbezogene Unterlagen:
- Arbeitsverträge und zusätzliche Vereinbarungen
- Erklärungen des Arbeitnehmers zu Nebenbeschäftigungen
- Kündigungsschreiben
- Sozialversicherungsunterlagen:
- Sozialversicherungsausweis
- Anmeldung zur Krankenkasse
- Weitere nachweisbare Informationen zur Sozialversicherung
- Steuerunterlagen:
- Gehalts- und Lohnbescheinigungen
- Alle relevanten Lohnsteuerunterlagen
- Amtliche Urkunden:
- Kopien von Führerschein, Schwerbehindertenausweis, Scheidungsurteil
- Sonstige Unterlagen:
- Fortbildungsnachweise
- Allgemeiner Schriftverkehr zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Abmahnungen und mögliche Gegendarstellungen durch den Arbeitnehmer
Diese sorgfältig organisierten Kategorien geben einen Einblick in den umfangreichen Inhalt der Personalakte und zeigen die Vielfalt der Informationen, die im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses erfasst werden können.
Diese Unterlagen sind kein Inhalt der Personalakte
Manche Informationen gehören nicht in die Personalakte und werden nur in Ausnahmefällen oder überhaupt nicht hinterlegt. Hier sind einige Beispiele:
- Krankmeldungen:
- Statistische Erfassung ist erlaubt, aber die eigentliche Krankmeldung sollte nicht in der Personalakte landen. Ausnahme: Auffällige Krankschreibungen mit begründetem Verdacht auf andere Ursachen als Krankheit.
- Alkoholsucht:
- Informationen über Alkoholsucht dürfen nicht automatisch Teil der Personalakte sein. Ein Eintrag ist nur zulässig, wenn die Sucht nachweislich die berufliche Tätigkeit beeinträchtigt.
Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Informationen, die mit einem Mitarbeiter verbunden sind, automatisch in der Personalakte aufbewahrt werden dürfen. Dies schützt die Rechte des Mitarbeiters und gewährleistet die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen, insbesondere im digitalen Zeitalter.
Arbeitnehmer: Recht auf Einsicht in die Personalakte-Inhalte
Das Gesetz garantiert jedem Arbeitnehmer das Recht, seine Personalakte einzusehen. Hier sind einige wichtige Punkte dazu:
- Zeitpunkt der Einsicht:
- Jederzeit und ohne Voranmeldung kann der Arbeitnehmer sein Einsichtsrecht nutzen.
- Kopieren und Notizen:
- Der Mitarbeiter kann die Inhalte seiner Personalakte kopieren oder Notizen erstellen.
- Regelungsvorteile:
- Beiderseitig vorteilhafte Regelung für Arbeitnehmer und Unternehmen.
- Herausforderung bei Papierakten:
- Bei Papierakten kann der spontane Zugriff die Effizienz beeinträchtigen.
- Digitale Personalakte:
- Vollständige Implementierung ermöglicht einfachen Zugriff, effiziente Einsicht und schafft Vertrauen.
Die Möglichkeit zur Einsicht in die Personalakte fördert Vertrauen, verhindert Spekulationen und Unzufriedenheit. Während Papierakten Herausforderungen bringen, erleichtert die Digitalisierung den Prozess erheblich und stärkt die effiziente Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Mitarbeitern.
Ansprüche des Arbeitnehmers in Bezug auf Personalakten
Der Arbeitnehmer hat klare Ansprüche im Zusammenhang mit seiner Personalakte. Hier sind einige wichtige Punkte:
- Recht auf Einsicht: Jederzeit und ohne besonderen Grund kann der Mitarbeiter vollständige Einsicht in seine Personalakte nehmen.
- Regelmäßige Nutzung empfohlen: Unternehmen sind nicht verpflichtet, Änderungen anzuzeigen, daher ist regelmäßige Einsicht ratsam.
- Recht auf Notizen und Kopien: Der Mitarbeiter kann Notizen machen, Kopien anfertigen und bei Bedarf ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen.
- Kein Anspruch auf Überlassung: Es besteht kein Anspruch darauf, die Personalakte für einen Zeitraum zu besitzen.
- Recht auf Einsicht nach Arbeitsverhältnisende: Auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses bleibt das Recht auf Einsicht erhalten.
- Stellungnahme zum Akteninhalt: Der Mitarbeiter kann Stellungnahmen oder Gegendarstellungen verfassen, die in die Personalakte aufgenommen werden müssen.
- Entfernung unrichtiger Angaben: Der Mitarbeiter kann die Entfernung falscher Angaben verlangen, insbesondere wenn sie die Karriere beeinträchtigen.
- Gerichtliche Geltendmachung: Bei unzureichendem Handeln des Arbeitgebers kann der Mitarbeiter vor Gericht Änderungen oder Löschungen durchsetzen.
Die klare Definition dieser Ansprüche dient dem Schutz der Rechte des Arbeitnehmers und fördert eine transparente und faire Beziehung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter.
